Primeiramente, você sabe o que é uma gestão de contratos? Acompanhe o conteúdo para entender o conceito e os principais benefícios!
Antes de mais nada, é importante que você entenda o que é uma gestão de contratos, para então compreender como realizar isso dentro da sua empresa, de forma totalmente digital. Depois, você verá os principais benefícios desta tecnologia.
Então, vamos direto ao ponto!
O que é gestão de contratos?
A gestão de contratos nada mais é do que a administração inteligente dos contratos de uma empresa. Quando realizado em meios digitais, este gerenciamento de contratos passa a ser ainda melhor, pois as etapas são feitas de forma automatizada, com a ajuda de uma plataforma.
Assim, quando este processo está bem estruturado, as empresas conseguem criar, editar, enviar, revisar, assinar, administrar e até mesmo armazenar os contratos de forma totalmente digital!
A gestão de contratos também pode ser chamada de CLM, que significa Contract Lifecycle Management. Ou seja, é a gestão (ou gerenciamento) do ciclo de vida dos contratos.
Qual é a importância da gestão de contratos?
No mundo corporativo, os contratos são responsáveis por boa parte da rentabilidade de empresas dos mais variados portes e segmentos. Afinal, somente depois da assinatura e vigência de um contrato é que as partes vão iniciar as suas atividades e responsabilidades. Assim, firma-se um acordo de compromisso com o que está ali descrito.
Já que é por meio deste tipo de documento que as pessoas e empresas passam a ganhar dinheiro efetivamente, a má gestão de contratos pode levar a sérios prejuízos. Portanto, a administração correta deles é extremamente importante, principalmente para reduzir riscos.
Veja também: Modelo de contrato: os 5 tipos de contratos mais procurados para usar gratuitamente
Em suma, você poderá entender melhor sobre os benefícios da gestão de contratos digitais nos itens a seguir!
Principais benefícios da gestão de contratos digitais
Confira, abaixo, os principais benefícios em adotar um gerenciamento digital de contratos para a sua empresa.
Segurança
Ao contrário do que muitos pensam, os contratos digitais são, sim, mais seguros do que os tradicionais em papel. Quando falamos em meios eletrônicos, é preciso ter em mente que tudo é muito mais fácil de rastrear e muito mais difícil de fraudar. Ao utilizar uma plataforma de gestão de contratos, por exemplo, você estará assegurado por diversos tipos de tecnologias de alto nível, em todas as etapas. Algumas delas são: carimbo de tempo, criptografia por meio de hash, certificado digital, dados dos participantes, login e senha.
Leia também: Criptografia e a segurança da assinatura digital
Sustentabilidade
A gestão de contratos digitais também é uma maneira de inserir a sua empresa no contexto da sustentabilidade, uma vez que os documentos deixam de ser físicos (no papel) e passam a ser totalmente digitais. Assim, o consumo excessivo de papel deixa de ser uma realidade e, consequentemente, há uma expressiva redução de custos.
Redução de custos
Além de economizar no sentido do consumo de papel, a gestão de contratos digitais também possibilita que as empresas reduzam custos em outras frentes. Ou seja, já que o fluxo do ciclo de vida dos contratos passa a ser totalmente online, não há necessidade de perder dinheiro com cartórios, impressões de documentos e correios, por exemplo. Além disso, para enfatizar, uma pesquisa da IACCM afirma que uma gestão física e ineficiente de documentos pode consumir quase 10% da receita de uma empresa!
Veja também: Como fazer assinatura eletrônica (ou assinatura digital) sem certificado?
Monitoramento
Em primeiro lugar, uma solução que possibilita mais organização e monitoramento de todas as etapas do fluxo de contratos é um investimento que só traz vantagens. Monitorar é garantir bons resultados e evitar problemas futuros. Assim, você consegue ter uma previsibilidade mais assertiva e reduzir riscos, em diversos sentidos.
Agilidade
Processos digitais tendem a ser mais ágeis, e isso se mantém quando o assunto é o gerenciamento de documentos. No meio tradicional, com papel, caneta, cartório e outras burocracias, um contrato pode demorar até 30 dias (ou mais) para entrar em vigência. No mundo digital, esse tempo se reduz para 1 dia, ou até mesmo algumas horas! Tudo é feito em poucos cliques.
Leia também: 6 vantagens do contrato digital
Para que tudo isso seja ainda mais efetivo e feito de forma automatizada, contar com a ajuda de uma plataforma de assinatura digital e gestão completa de documentos é a melhor solução!
Plataforma de assinatura digital e gestão completa de documentos
Além de oferecer serviços como a assinatura eletrônica (sem o uso do certificado digital) e assinatura digital (com certificado), a Contraktor é uma plataforma que permite toda a gestão de documentos e contratos digitais em um só lugar.
Uma ferramenta completa e totalmente segura, na qual você consegue gerenciar todo o fluxo de documentos empresariais, disparar documentos para assinatura, verificar as assinaturas pendentes, acompanhar histórico de alterações, conferir quais documentos estão vigentes, criar tarefas de acompanhamento, entre outras funcionalidades essenciais para uma boa administração dos contratos da sua empresa.
A Contraktor tem como principal objetivo a simplificação do fluxo de processos e a aceleração dos seus negócios. Além dos planos profissionais, também possui os planos básicos, com teste gratuito disponível!
