Você sabia que realizar a gestão de contratos é um desafio comum para muitas empresas? Existem diversas etapas presentes na administração de documentos que precisam ser feitas com atenção!
Em primeiro lugar, realizar a gestão de contratos é um desafio comum enfrentado por muitas empresas, principalmente quando o assunto são os contratos digitais. Por isso, os erros podem ser corriqueiros.
A falta de organização, a necessidade de assinar estes documentos de forma manual, a falta de rastreabilidade e de automação são apenas alguns dos fatores que podemos citar aqui. Isso sem contar os obstáculos que cada empresa enfrenta conforme o seu porte e segmento (e sabemos que são muitos!). No entanto, a implementação de uma gestão de contratos digitais eficiente pode ajudar a superar essas dificuldades e a melhorar significativamente o processo, principalmente para evitar erros e tornar as etapas mais padronizadas.
Primeiramente, pode-se dizer que a implementação de uma gestão de contratos digitais eficiente começa a partir da escolha de uma solução adequada para suprir as suas necessidades. Isso pode incluir um sistema de gerenciamento de contratos centralizado, que serve para armazenar e gerenciar todos os seus contratos de forma eficiente, bem como a utilização de assinatura eletrônica, para garantir mais rapidez e segurança ao ato de assinar. Melhor ainda se a plataforma escolhida for completa, para suprir todas estas necessidades: gestão de contratos digitais + assinatura digital + assinatura eletrônica!
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Além disso, é importante garantir que a solução ofereça rastreabilidade, automação de tarefas, protocolos de segurança robustos e integração com outros sistemas da empresa, para que tudo funcione de forma automatizada.
O que é gestão de contratos?
A gestão de contratos nada mais é do que o gerenciamento eficiente desses documentos. Quando falamos de gestão eficiente, não tem como não falar do digital. Cada vez mais as papeladas têm caído por terra, dando espaço a uma nova era: a era digital.
O caminho para uma boa gestão de contratos é através de uma plataforma de CLM (ciclo de vida do contrato), que gerencia um acordo desde sua concepção até seu cancelamento, de maneira 100% digital, ou seja, através da internet e de um dispositivo, seja ele um computador, tablet ou celular.
Esta é uma das principais vantagens da gestão de contratos digitais: ela pode ser feita de forma totalmente remota, de qualquer lugar do mundo, a qualquer hora! Essa característica possibilita mais velocidade aos trâmites, menos burocracia aos processos e contratos assinados em poucos minutos.
Assim, investir em uma plataforma de gestão de contratos é ainda mais eficiente para uma empresa, porque através desse software inteligente é possível gerenciar seus documentos de ponta a ponta. Torna-se totalmente viável gerir o ciclo de vida dos contratos do começo ao fim, da sua criação, assinatura, vigência, armazenamento, até sua rescisão ou renovação.
Contudo, apesar dos avanços tecnológicos, os erros ainda podem ser recorrentes neste caso.
Falta de rastreabilidade
Para alcançar um nível mais profundo de controle e transparência na gestão de contratos, é crucial não apenas identificar quem assinou um contrato e a data da assinatura, mas também manter um registro detalhado do histórico de alterações e disponibilizar versões anteriores de documentos quando necessário.
Para atingir esse grau de rastreabilidade e garantir que sua empresa possua uma gestão de contratos robusta e à prova de erros, é altamente recomendável adotar um sistema de gerenciamento de documentos que ofereça uma abordagem completa e abrangente. Esse tipo de solução permite um acompanhamento contínuo de todas as etapas do ciclo de vida do contrato, desde a criação e redação até a assinatura, execução e arquivamento.
As plataformas deste segmento possibilitam a revisão das versões anteriores de contratos, permitindo que você recupere informações e registros de maneira rápida e precisa, em conformidade com as melhores práticas de gestão de contratos.
Falta de automação
A gestão de contratos digitais, embora repleta de benefícios, pode se tornar um processo complexo e demorado quando não está devidamente automatizada. A chave para simplificar e otimizar esse processo está na escolha de um sistema de gestão de contratos que ofereça automação de tarefas essenciais.
Um exemplo notável é a funcionalidade de geração de alertas de vencimento e renovação automática de contratos. Esse recurso garante que sua empresa nunca mais perca prazos críticos, economizando tempo e recursos valiosos.
Além disso, a automação não se limita a alertas. Plataformas como a Contraktor oferecem um conjunto abrangente de funcionalidades projetadas para simplificar o gerenciamento de documentos. Dentre essas funcionalidades, você encontrará recursos de revisão e edição colaborativa de contratos, armazenamento seguro e centralizado, trilhas de auditoria detalhadas, assinatura digital com validade jurídica e muito mais.
A Contraktor é uma solução completa para todas as suas necessidades de gestão de contratos. Se você deseja aprimorar a eficiência, a organização e a produtividade em suas operações com contratos, não deixe de explorar todas as funcionalidades que a Contraktor tem a oferecer.
Falta de segurança
É comum que contratos digitais contenham informações sensíveis e confidenciais que requerem proteção contra acesso não autorizado. Nesse cenário, a segurança dos processos digitais é de extrema importância.
Investir em um sistema de gerenciamento de contratos que adote medidas de segurança robustas, como a criptografia de dados, é fundamental para resguardar a integridade e confidencialidade das informações contidas nos contratos.
A criptografia de dados é uma solução essencial que transforma informações em um formato ilegível para qualquer pessoa não autorizada. Com essa camada de proteção, mesmo que ocorra uma violação de segurança, os dados confidenciais permanecerão inacessíveis e ilegíveis para qualquer pessoa que não tenha as devidas permissões.
Garantir que seu sistema de gerenciamento de contratos inclua criptografia é uma maneira inteligente de proteger seus ativos e informações mais valiosas, proporcionando tranquilidade e conformidade com regulamentos de privacidade de dados. Portanto, quando se trata de segurança em processos digitais, a criptografia de dados é uma peça-chave para manter sua empresa protegida.
Falta de integração
A descentralização de informações é uma questão comum que muitas empresas enfrentam. Quando um sistema de gerenciamento de contratos não está devidamente integrado a outras plataformas utilizadas pela organização, obter uma visão completa do estado dos documentos e outros detalhes cruciais pode se tornar uma tarefa árdua.
Para solucionar esse desafio, é altamente recomendado adotar uma plataforma de gestão de contratos digitais que possa ser facilmente integrada com outros softwares amplamente utilizados pelos colaboradores, como sistemas de Enterprise Resource Planning (ERP) e Customer Relationship Management (CRM).
A integração entre o sistema de gestão de contratos e outras ferramentas da empresa permite um fluxo de informações mais eficiente e uma visão unificada de todos os processos contratuais. Isso simplifica a tomada de decisões informadas, melhora a produtividade da equipe e reduz a possibilidade de erros ou omissões nos processos.
Em resumo, a integração de plataformas otimiza a gestão de contratos e contribui para a eficiência operacional, garantindo que todas as partes interessadas tenham acesso a dados atualizados em tempo real. Investir em um sistema que ofereça essa integração é fundamental para superar os desafios relacionados à descentralização de informações e melhorar a governança dos acordos na empresa.
Negligência nas obrigações do contrato
Um erro comum na gestão de contratos é a falta de definição clara das obrigações de cada parte envolvida. Quando as responsabilidades e expectativas não são estabelecidas de forma precisa, o contrato se torna vulnerável a mal-entendidos e conflitos potenciais. Essa falta de clareza pode ocorrer em vários níveis, desde a identificação das tarefas específicas a serem realizadas até prazos, critérios de qualidade e métricas de desempenho.
A consequência direta desse erro é a ambiguidade, que pode dar origem a disputas, atrasos e, em última instância, ao não cumprimento das obrigações contratuais. Para evitar esse problema, é fundamental que as partes contratantes invistam tempo e esforço na redação minuciosa do contrato, definindo cada tarefa, responsabilidade e critério de sucesso de forma detalhada.
Outra solução para mitigar este tipo de erro é a adesão a um software de gestão de contratos, que pode apresentar modelos prontos prévios de acordos, além de um compartilhamento simultâneo em tempo real do documento e de artifícios que auxiliam na revisão do texto apresentado no contrato. Contar com a tecnologia é essencial para evitar este tipo de erro, sempre que possível.
Caso você tenha se identificado com alguns destes erros comuns na gestão de contratos digitais, então investir em uma plataforma completa de gestão destes documentos é a melhor solução para a sua empresa!
Leia também: Gestão de contratos: o manual completo para você entender o que é e como funciona
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A Contraktor vai muito além de oferecer serviços de assinatura eletrônica e assinatura digital. Ela é uma plataforma abrangente que unifica a gestão de contratos digitais e documentos em um único ambiente de controle. Com recursos avançados, a Contraktor se destaca como uma ferramenta completa e altamente segura, proporcionando uma visão pontual de todos os documentos e contratos empresariais.
Nossa plataforma oferece uma série de funcionalidades essenciais para a administração eficaz de contratos. Você pode facilmente gerenciar o fluxo de documentos, enviar acordos para assinatura com facilidade, rastrear e verificar o status das assinaturas pendentes e manter um histórico detalhado de todas as alterações realizadas nos contratos. Além disso, é possível monitorar quais contratos estão atualmente em vigor e criar tarefas de acompanhamento para garantir que todos os compromissos contratuais sejam cumpridos.
Um dos principais objetivos da Contraktor é simplificar o fluxo de processos e impulsionar a agilidade nos negócios. Oferecemos uma variedade de planos, desde opções profissionais até planos básicos, com a inclusão de um teste gratuito para que você possa experimentar a plataforma antes de se comprometer. Com a Contraktor, você terá o poder de otimizar a gestão de contratos e acelerar o crescimento da sua empresa.
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